Ako pripraviť úspešný teambuilding?

 

Plánovanie teambuildingu sa môže zdať jednoduché, najmä ak ste ho nikdy predtým neriešili. Naplánovať všetky aktivity do každého detailu tak, aby prebiehali hladko a aby sa každý cítil spokojne, stojí viac času než ste si mysleli.

 

Mnoho firiem sa predsalen rozhodne zorganizovať teambuilding vo vlastnej réžii, preto vám prinášame týchto 10 typov, ktoré vám pomôžu zjednodušiť celý proces plánovania.

 

 

1. Určite si časovú os

To je zlaté pravidlo, pokiaľ ide o plánovanie akcie. Čím viac času si dáte na prípravu, tým ľahšie bude plánovanie.

Zvyčajne odporúčame aspoň štyri až šesť týždňov na plánovanie akcie pre menej ako 100 ľudí. Ak je vaša udalosť väčšia, skúste mať k dispozícii minimálne štyri až šesť mesiacov.

Keď si určíte svoju hrubú časovú os, môžete si vytvoriť podrobný zoznam úloh v Exceli, ktorý vám pomôže sledovať, kedy sa veci musia dokončiť. 

2. Zostavte "plánovací" tím ľudí

Je takmer nemožné, aby jeden človek naplánoval celý teambuilding a prevzal plnú zodpovednosť za celú udalosť.

Zvolením tímu ľudí, ktorí vám pomôžu plánovať, môžete delegovať úlohy a ľahko získať názory svojich kolegov, aby vám pomohli pri rozhodovaní. Spojenie tímu vám tiež dá možnosť vymenovať niekoho z nich, aby sa ujal vedenia, ak budete pracovne vyťažený, alebo budete počas plánovacieho procesu mimo kancelárie.

3. Definujte svoj cieľ

Jasne definovaný cieľ alebo účel teambuildingu vám môže pomôcť zabezpečiť, aby bol zábavný a efektívny. Ale ak vám šéf konkrétne nepovedal, čo je cieľom vašej akcie, možno neviete, kde začať. 

Skvelým spôsobom, ktorý vám pomôže definovať cieľ je zodpovedať si týchto 5 otázok: Kto?  Čo?  Kde?  Prečo?  Kedy?

Pri odpovedaní na každú otázku sa snažte byť čo najkonkrétnejší a zapíšte si čo najviac podrobností.

4. Dajte dohromady zoznam hostí

Určenie zoznamu hostí je niekedy také jednoduché ako počítanie počtu zamestnancov v určitom oddelení.

Ak si ale nie ste istí, kto bude na podujatí, pri vytváraní zoznamu hostí si položte tieto dôležité otázky: 

Je to povinná udalosť?  Alebo sa môže niekto nahlásiť, aby sa 

zúčastnil? Aký je maximálny počet ľudí pre váš rozpočet a miesto konania? Zúčastnia sa niektorí zamestnanci so zdravotným postihnutím?  Budú pozvaní jednotlivci, ktorí pracujú na diaľku?

Na základe vašich odpovedí na tieto otázky by ste mali byť schopní zostaviť hrubý zoznam účastníkov.

5. Vytvorte podrobný rozpočet

Najlepší spôsob, ako dať dohromady realistický rozpočet je hovoriť so svojím šéfom. Opýtajte sa, koľko peňazí je k dispozícii na akciu a aké sú očakávania.

Ak váš šéf pre vás nemá konkrétne čísla, opýtajte sa na predchádzajúce aktivity v oblasti teambuildingu, aby ste získali predstavu o tom, aký rozpočet bol v minulosti. Potom môžete svoje náklady zosúladiť s predchádzajúcimi akciami.

Snažte sa, aby váš rozpočet bol realistický a nechajte si priestor aj pre neočakávané výdavky. Napríklad doprava a parkovanie, rezervácia miesta a povolenia, jedlá a nápoje, prípadne poistenie.

6. Vyberte dátum a čas

Výber dátumu a času sa môže zdať na prvý pohľad jednoduchý, no pred uzavretím týchto detailov by ste sa mali uistiť, že ste vzali do úvahy zaneprázdnenosť kalendárov vašich hostí a hlavne kľúčových účastníkov.

Je tiež dôležité zohľadniť sezónnosť a počasie podľa typu aktivít. Povedzme, že celý váš tím je pripravený robiť outdoorové aktivity a tak je dôležité, aby ste tomu prispôsobili vhodné ročné obdobie.

 

7. Vyberte si miesto

Nesprávne miesto alebo lokalita môže narušiť celý chod teambuildingu. Vyhnite sa miestam, ktoré nebudú schopné vyhovieť vašej skupine alebo aktivitám. Môžete vybrať také miesto, ktoré nie je príliš ďaleko, aby ste ušetrili čas na cestu a náklady s tým spojené.

Nasledujúce otázky vám môžu pri výbere pomôcť:

• budete hosťovať vnútornú alebo vonkajšiu teambuildingovú aktivitu? 
• koľko účastníkov sa zmestí na dané miesto konania? 
• je k dispozícii aj ďalšie vybavenie, ako je napríklad prístup na internet, audio alebo vizuálne vybavenie? 
• je potrebné zvláštne povolenie alebo povolenie pre vonkajšie priestory? 
• je k dispozícii parkovisko? 
• je počasie faktorom, ktorý musíte zvážiť?

Ak vezmete do úvahy vyššie uvedené otázky, určite nájdete vhodné miesto alebo lokalitu, ktorá bude ideálna pre teambuilding vašej skupiny.

8. Zostavte kontrolný zoznam logistiky

Nezabudnite na ďalšie náležitosti, ktoré určite stoja za zváženie:

• budete sa starať o spoločnú dopravu alebo sa účastníci dopravia individuálne? 
• je potrebné vybaviť ubytovanie na noc? 
• ako bude zabezpečená strava a pitný režim? 
• čo musia účastníci vedieť vopred? Mali by napríklad priniesť oblečenie do nepriaznivého počasia?

9. Vytvorte program podujatia

Váš tím bude s najväčšou pravdepodobnosťou chcieť vedieť, aký program ich čaká, čo a kedy sa bude diať. Program by mal zdôrazniť všetko, čo zamestnanci budú robiť, čas príchodu, miesto stretnutia, trvanie jednotlivých aktivít až po čas odchodu.

Odporúčame rozposlať program účastníkom s upozornením, že sa môže zmeniť, napríklad pri nepriazni počasia. 

Pomôžete tak účastníkom lepšie sa pripraviť a program bude tiež slúžiť na to, aby boli ľudia nadšení z toho, čo ich čaká.

 

 

10. Urobte ho prístupným pre každého

Niektorí ľudia by radi hrali futbal, volejbal, iní by šli na poriadnu túru, alebo by spustili štafetový závod. Majte však 

na pamäti, že nie každý z vašich zamestnancov môže byť na takéto výzvy pripravený.

Je preto dôležité zvážiť fyzickú zdatnosť a zdravotný stav zamestnancov a uistiť sa, že vyberiete takú aktivitu, ktorá bude vhodná pre každého.

Záver

Nezabúdajte, že príprava eventu ide na úkor pracovných úloh toho zamestnanca, prípadne zamestnancov, ktorí sa príprave venujú.

Ešte stále sa vám to zdá jednoduché? Ak chcete zažiť nezabudnuteľný a nadupaný event plný zážitkov, nečakajte na poslednú chvíľu. 

Nechajte to na profesionálov a objednajte si ho v predstihu :)

Náš tím odborníkov sa postará o všetko a nájdeme vám najlepšie možné riešenie pre váš rozpočet, miesto, či dynamiku celého teambuildingu.